Tout ce que Zeendoc fait pour vos documents
Zeendoc fait entrer vos documents, les lit, les range, les fait valider et signer, puis les archive en sécurité. Il reçoit et émet aussi vos factures électroniques, et se relie à vos logiciels. Voici les 14 fonctionnalités, une page chacune, avec ce qu’elles changent pour vous.
Qu’est-ce qu’une GED ?
Une GED, ou gestion électronique de documents, est un outil qui réunit au même endroit les documents numériques d’une entreprise, de leur arrivée à leur archivage. Zeendoc en est une, utilisable sur ordinateur, tablette ou téléphone.
Le papier y entre une fois numérisé. La GED accompagne ensuite chaque document, étape par étape.
- Son entrée, depuis le copieur, un e-mail, un glisser-déposer ou l’application mobile.
- Son rangement dans le bon classeur, avec ses index de classement.
- Sa protection, avec des droits d’accès définis par profil.
- Sa recherche, par un mot du texte ou un index comme le nom du client.
- Sa diffusion, par un lien sécurisé ou un e-mail.
- Son archivage, jusqu’à la fin de sa durée de conservation.
Une signature électronique vaut preuve, sans passer par le papier. Sa force dépend du niveau de signature choisi.
Les 14 fonctionnalités de Zeendoc
- Capture et numérisationCopieur, e-mail, glisser-déposer ou téléphone. Chaque document arrive au même endroit.
- Lecture automatique et IAFournisseur, dates et montants reconnus. Vous relisez au lieu de recopier.
- Classement et rechercheUn mot ou un nom suffit pour retrouver un document, même ancien.
- Circuits de validationNotification, tampon, relance. Plus de facture qui attend une signature.
- Tchat documentaireUne question, une réponse, au même endroit que le document.
- Suivi du courrier entrantDu courrier reçu à la réponse, chaque étape suivie.
- Suivi des demandes des administrésLe bon service, le bon circuit, l’administré informé.
- Suivi des contrats et échéancesUne alerte avant chaque échéance, le temps de décider.
- Processus administratifsUne demande, son circuit, sa décision, son dossier.
- Signature électroniqueUn lien, un code, un contrat signé et rangé.
- Archivage à valeur probantePDF/A, horodatage et intégrité contrôlée.
- Sécurité et RGPDHébergement en France, chiffrement et droits d’accès.
- Facture électroniqueFactur-X et Plateforme Agréée partenaire.
- Intégrations et logicielsSage, EBP, Cegid, Pennylane, Microsoft 365.
Les usages du quotidien
Les usages les plus courants, avec la page qui les détaille.