Suivi des demandes des administrés Les demandes des administrés. Chacune prise en charge.
- Toutes les demandes réunies au même endroit, quel que soit le canal.
- Un circuit de traitement par type de demande.
- L’administré tenu informé de la prise en charge.
- Revendeur agréé Zeendoc
- Une cinquantaine de clients équipés
- Sur place dans l’Hérault et le Gard
Un interlocuteur à Mauguio, près de Montpellier, du premier échange à la formation de vos équipes. Ailleurs en France, la mise en place se fait à distance.
Chaque demande suit son circuit, jusqu’à la réponse
En mairie, une demande d’acte, un signalement de voirie, une question sur une facture d’eau, une réservation de salle. Elle arrive par courrier, par e-mail ou à l’accueil, puis elle doit trouver le bon service. Zeendoc centralise toutes les demandes et les transmet au service concerné. Chaque type de demande suit son propre circuit de traitement, et des notifications de suivi informent l’administré de sa prise en charge. La réponse rejoint la demande. La mairie sait où en est chacune. C’est une GRC de mairie, dans l’outil qui garde déjà ses documents.
1 circuit
Par type de demande
Le bon service et les bonnes étapes, à chaque demande.
1 réponse
Liée à sa demande
La demande et la réponse apportée se retrouvent ensemble.
Chaque demande trouve son service.
Questions fréquentes sur le suivi des demandes
Toutes celles qui appellent la réponse d’un service. Demandes d’actes d’état civil, signalements aux services techniques, questions sur l’urbanisme, réservations de salles, réclamations. Zeendoc les réunit au même endroit, qu’elles arrivent par courrier, par e-mail ou à l’accueil.
Par le circuit de traitement prévu pour son type. Un signalement de voirie part vers les services techniques, une demande d’acte vers l’état civil. Le service reçoit une notification et traite la demande dans Zeendoc, sans copie papier à faire suivre.
Par des notifications de suivi. Zeendoc les prévoit pour rassurer l’administré sur la prise en charge de sa demande.
Par e-mail, ou par courrier postal sans mise sous pli ni affranchissement. L’envoi postal est une option. La réponse se lie à la demande qui l’a appelée. Un agent qui reprend le dossier voit la demande, les échanges et ce qui a été répondu.
Elles suivent le même principe. Une réclamation ou une demande de geste commercial suit le circuit prévu pour son type, arrive chez le bon interlocuteur, et sa réponse reste attachée à la demande. Le service client sait ce qui attend encore une réponse.
Les droits se règlent par profil. Une demande qui porte des données personnelles reste visible des seules personnes autorisées, et chaque consultation est enregistrée avec son auteur et sa date.
RLS recense avec vous les types de demandes et le service qui répond à chacun, puis règle les classeurs et les circuits lors du démarrage. Vous ajoutez ensuite un type de demande quand un besoin apparaît.
Les profils qui s’en servent le plus
Les autres fonctionnalités de Zeendoc
Organisons le suivi des demandes
Appelez RLS au 04 67 22 14 14 ou écrivez à sven@reprolanguedoc.fr.
RLS, Fréjorgues Ouest, 149 rue Charles Lindbergh, 34130 Mauguio. Intégrateur Zeendoc dans l’Hérault.