Archivage à valeur probante Vos documents gardent leur valeur de preuve, aussi longtemps que nécessaire
- Chaque document reçoit une empreinte numérique dès son dépôt.
- Un stockage qui interdit la modification des originaux.
- Un historique complet de ce qui a été fait, par qui et quand.
- Revendeur agréé Zeendoc
- Une cinquantaine de clients équipés
- Sur place dans l’Hérault et le Gard
Un interlocuteur à Mauguio, près de Montpellier, du premier échange à la formation de vos équipes. Ailleurs en France, la mise en place se fait à distance.
Un document archivé dans Zeendoc ne peut plus être modifié en silence
Zeendoc garde à chaque document sa valeur de preuve, dès son dépôt. Archiver, ce n’est pas seulement stocker. Pour qu’un document numérique serve de preuve, il faut pouvoir démontrer qu’il n’a pas changé depuis son dépôt. Le document est converti dans un format de conservation longue, son original est gardé, une empreinte unique est calculée et l’heure du dépôt est enregistrée. Toute modification ultérieure se verrait aussitôt.
3 journaux
Pour tout tracer
Un journal système, un journal documentaire et l’historique de chaque document, selon Zeendoc.
50 ans
Pour les bulletins de paie
Durée minimale garantie annoncée par Zeendoc pour le coffre-fort de ses bulletins électroniques.
Une archive que vous pouvez présenter lors d’un contrôle.
Questions fréquentes sur l’archivage
C’est un archivage qui permet de prouver qu’un document est intègre, c’est-à-dire qu’il n’a pas été modifié depuis qu’il a été archivé. En cas de litige ou de contrôle, la copie numérique peut alors servir de preuve.
Selon Zeendoc, plusieurs mécanismes se cumulent.
- La conversion en PDF/A, le format de conservation longue, avec conservation de l’original.
- Une empreinte SHA3 calculée au dépôt, puis des contrôles d’intégrité réguliers.
- Un stockage WORM, qui autorise l’écriture une seule fois et interdit la modification.
- L’horodatage de chaque dépôt.
- Un journal système, un journal documentaire et l’historique de chaque document.
Vous pouvez vous séparer d’une partie du papier en gardant des copies fiables, et vous retrouvez une pièce ancienne aussi vite qu’une pièce récente. Lors d’un contrôle, vous montrez le document et son historique.
Avant de détruire des originaux papier, vérifiez avec votre expert-comptable ou votre conseil les règles propres à chaque type de document.
Pour son coffre-fort de factures électroniques, Zeendoc cite les normes NF Z42-013 et ISO 14641, au titre de certifications délivrées à Zeendoc et à ses partenaires. Demandez à RLS l’attestation qui correspond à l’offre que vous retenez.
Pour les professions réglementées, Zeendoc propose aussi en option un archivage à valeur probatoire avec signature RGS.
Zeendoc propose en option la distribution des bulletins de paie électroniques dans un coffre-fort salarié. Selon l’éditeur, ils sont conservés dans un système d’archivage de la Caisse des Dépôts pour une durée minimale garantie de 50 ans.
La suppression est un droit que vous accordez ou non à chaque profil. Dans un stockage qui interdit la modification des originaux, ce que signifie exactement supprimer dépend du réglage de votre armoire. RLS vous l’explique lors de la mise en place.
Le DAF ou le comptable qui conserve factures et pièces justificatives, les ressources humaines pour les dossiers du personnel, et les collectivités et associations qui gardent délibérations, marchés et conventions.
Les profils qui s’en servent le plus
Les autres fonctionnalités de Zeendoc
Faisons le point sur vos durées de conservation
Appelez RLS au 04 67 22 14 14 ou écrivez à sven@reprolanguedoc.fr.
RLS, Fréjorgues Ouest, 149 rue Charles Lindbergh, 34130 Mauguio. Intégrateur Zeendoc dans l’Hérault.