Notes de frais, du ticket à la validation

01Ce que Zeendoc fait sur une note de frais

Zeendoc capte le justificatif, en lit les données et le fait valider. Selon l’éditeur, son IA indexe les notes de frais et les documents fournisseurs, sur des champs comme le fournisseur, la date et les montants. Dans l’armoire de démonstration, un classeur Note de Frais est dédié à ces pièces. Les notes de frais sont une option dans les offres Bronze, Argent et Or.

02Étape 1. Photographier le ticket

Le salarié installe l’application Zeendoc, gratuite sur l’App Store et Google Play, et se connecte. Il photographie le ticket à plat, bien éclairé, en entier. Il choisit le classeur des notes de frais et dépose la photo.

Une photo nette se lit mieux. Posez le ticket sur un fond uni, évitez les reflets, et cadrez les 4 coins.

03Étape 2. Laisser l’IA lire les montants

Une fois la photo déposée, Zeendoc propose les index lus sur le ticket. Selon l’éditeur, son modèle d’IA est développé en interne et hébergé en France.

04Étape 3. Contrôler les index

Vérifiez le fournisseur, la date et les montants proposés. Corrigez ce qui doit l’être avec le bouton Modifier le classement, présent sur la fiche du document. Ajoutez une note si la dépense mérite une explication, par exemple le nom des invités d’un repas.

05Étape 4. Faire valider la note

Le responsable désigné reçoit la note et y appose son tampon. Le principe est le même que pour un circuit de validation des factures. Le justificatif et la décision restent attachés au même document.

06Étape 5. Passer la note en comptabilité

La note validée peut rejoindre la comptabilité, comme une facture fournisseur. Le tutoriel exporter ses écritures vers son logiciel comptable décrit cette chaîne.