Capture et numérisation Tous vos documents entrent dans Zeendoc, par le chemin le plus simple

Le plus souvent, vous le faites glisser dans Zeendoc depuis votre ordinateur. Le tableau de bord dispose d’un bloc Dépôt rapide, prévu pour ce geste.

Les autres chemins répondent à d’autres habitudes.

• L’e-mail, pour transférer une facture reçue en pièce jointe.
• L’imprimante virtuelle, pour envoyer un document depuis n’importe quel logiciel comme si vous l’imprimiez.
• Le scanner ou le copieur, pour le courrier papier.
• L’application mobile, pour photographier un ticket ou un bon de livraison.
• La collecte automatique des factures fournisseurs.

La capture supprime le tri du courrier et les allers-retours entre la messagerie, le bureau et l’armoire. Chaque document est déposé une fois, au moment où il arrive, puis Zeendoc le lit et le range.

Une facture photographiée sur un chantier est visible au bureau dès qu’elle est déposée. Un contrat reçu par e-mail rejoint son dossier sans passer par une impression.

Oui. Vous scannez le lot entier, puis Zeendoc le découpe en documents séparés. Le découpage se fait par page de séparation, par tampon, par code-barres, par reconnaissance du type de document, ou par une marque de couleur posée sur la première page.

Cette dernière méthode, brevetée par Zeendoc, se résume à un trait de surligneur sur la première page de chaque document. C’est souvent la plus simple à adopter pour un service qui reçoit beaucoup de courrier.

Zeendoc indique être compatible avec l’ensemble des scanners et copieurs du marché, avec suppression des pages blanches et redressement des pages. Les formats vont du ticket de carte bancaire au plan A0, selon l’éditeur.

Lors de la mise en place, RLS vérifie avec vous le réglage de numérisation de vos appareils vers Zeendoc, sur place dans l’Hérault et alentour.

L’application Zeendoc, gratuite sur iOS et Android, sert à capturer un document en le photographiant et à consulter vos classeurs en déplacement. Elle est pratique pour les notes de frais, les bons de livraison et les factures reçues hors du bureau.

Zeendoc dispose d’un atelier de numérisation, le Scan Center, qui peut reprendre vos archives sur place, les numériser, les indexer et vous rendre les originaux. Le volume, le délai et le prix se décident sur devis, avec RLS.

Beaucoup d’entreprises commencent sans reprendre l’historique. Elles numérisent les nouveaux documents dès le premier jour et ne reprennent les archives que si elles en ont vraiment besoin.

L’assistante de direction qui reçoit le courrier, le dirigeant de TPE qui veut en finir avec les piles de papier et l’artisan qui photographie ses bons de livraison sur le chantier en profitent dès la première semaine.