Suivi du courrier entrant Le courrier entrant. Suivi jusqu’à la réponse.
- Chaque courrier numérisé, classé et transmis au bon service.
- Le service prévenu, le traitement suivi, la relance prévue.
- La trace de chaque réponse, retrouvée par une recherche multicritère.
- Revendeur agréé Zeendoc
- Une cinquantaine de clients équipés
- Sur place dans l’Hérault et le Gard
Un interlocuteur à Mauguio, près de Montpellier, du premier échange à la formation de vos équipes. Ailleurs en France, la mise en place se fait à distance.
Chaque courrier suivi jusqu’à la réponse
Un courrier arrive, par la poste ou par e-mail. Zeendoc le numérise, le classe et le transmet au service concerné, qui reçoit une notification. Le traitement se suit dans Zeendoc, jusqu’à la réponse, qui rejoint le même dossier. Vous savez à tout moment qui a reçu quel courrier, où il en est et ce qui a été répondu. Les demandes de vos clients, ou des administrés pour une mairie, suivent le même chemin.
1 dossier
Par courrier
Le courrier, les échanges et la réponse réunis au même endroit.
1 trace
Par action
Qui a reçu, qui a traité, qui a répondu, et à quelle date.
Chaque courrier sait qui doit y répondre.
Questions fréquentes sur le suivi du courrier
Le courrier papier passe au copieur ou au scanner, le courrier électronique se transfère par e-mail. Zeendoc reconnaît le texte de chaque document et le range dans le classeur prévu. Un lot de courriers scannés d’un coup se découpe document par document.
Zeendoc distribue le courrier aux différents services et les prévient par une notification. Le service ouvre le document dans Zeendoc, sans copie papier ni pièce jointe à faire suivre.
Le courrier peut suivre un circuit, comme une facture. Chaque étape est notifiée, et une relance évite qu’un courrier reste en attente. Une question sur le courrier se pose dans le tchat attaché au document, la réponse arrive au même endroit.
La réponse envoyée rejoint le dossier du courrier. Zeendoc annonce ainsi un suivi des traitements des demandes et une traçabilité des réponses.
Une réclamation, une demande de devis ou un recommandé suivent le même chemin qu’un courrier. Le bon interlocuteur la reçoit, son traitement se suit, et la réponse reste attachée à la demande. Un collègue qui reprend le dossier voit tout l’historique.
Il suit le même chemin, de l’accueil vers l’urbanisme, l’état civil ou les services techniques, avec la trace de la réponse apportée. Quand le courrier porte une demande, la fiche Suivi des demandes des administrés, plus bas, montre son circuit propre.
Les droits se règlent par profil. Un courrier confidentiel reste visible des seules personnes autorisées, et chaque consultation est enregistrée avec son auteur et sa date.
RLS cartographie avec vous le chemin du courrier, de l’arrivée à la réponse, puis règle les classeurs, les services et les circuits lors du démarrage. Vous les faites évoluer ensuite selon votre organisation.
Les profils qui s’en servent le plus
Les autres fonctionnalités de Zeendoc
Organisons le suivi du courrier
Appelez RLS au 04 67 22 14 14 ou écrivez à sven@reprolanguedoc.fr.
RLS, Fréjorgues Ouest, 149 rue Charles Lindbergh, 34130 Mauguio. Intégrateur Zeendoc dans l’Hérault.