Une mairie, une communauté de communes ou une association gère beaucoup de documents avec peu de personnes. Courrier des administrés, factures, délibérations, arrêtés, contrats, marchés, conventions. Zeendoc les réunit dans un seul outil, et chaque service retrouve ce qui le concerne.
Le courrier entrant est numérisé, classé et distribué au service concerné, qui reçoit une notification. Le traitement se suit jusqu’à la réponse, et la trace de la réponse reste attachée au courrier. Voir le suivi du courrier entrant. Chaque type de demande des administrés suit son propre circuit, et des notifications de suivi informent l’administré de sa prise en charge. Voir le suivi des demandes des administrés.
Les factures, les courriers et les contrats circulent dans des circuits de validation réglés selon votre organisation, avec des droits d’accès par profil. Chacun valide en ligne, même en déplacement, et l’historique garde la trace de chaque décision. Une demande d’achat ou une demande de congés d’un agent suit le même principe, voir les processus administratifs.
Pour les factures, Zeendoc interroge le compte Chorus Pro et récupère automatiquement les nouvelles factures fournisseurs. Elles rejoignent le classeur prévu et suivent le circuit de validation interne.
Les contrats, les marchés et les conventions se centralisent et se partagent entre les services, avec une alerte sur leurs échéances. Voir le suivi des contrats et échéances. La liste des documents d’un classeur s’exporte vers Excel, pratique pour un suivi budgétaire ou un contrôle.
Les délibérations et les arrêtés se classent et se retrouvent par un mot, une date ou un numéro. L’original déposé est conservé sans modification, avec un historique de chaque action.
Une association est concernée par la facture électronique si elle est assujettie à la TVA. Dans ce cas, la réception est obligatoire depuis le 1er septembre 2026 et l’émission le sera au 1er septembre 2027 pour les petites structures.
RLS aide à concevoir le plan de classement et les circuits avant le premier dépôt, puis forme les agents ou les bénévoles.
