Le service achats doit savoir qui a commandé quoi, et si la facture reçue correspond à la commande. Quand les demandes passent par un couloir ou un e-mail, le rapprochement devient une enquête et les relances s’accumulent.
Zeendoc propose des formulaires de demande d’achat, approuvés en ligne. La demande suit un circuit de validation, puis la commande, la livraison et la facture se rattachent les unes aux autres. Selon Zeendoc, le rapprochement entre devis, bon de commande et facture se fait automatiquement.
Les factures arrivent par plusieurs canaux. Dépôt, e-mail, collecte automatique, et factures électroniques reçues par la Plateforme Agréée partenaire. Les champs principaux sont lus par l’IA et le valideur prévu reçoit une notification.
Depuis le 1er septembre 2026, une facture reçue par e-mail, en PDF ou sur papier reste traitable pendant la phase de démarrage, si l’opération est réelle. Le guide de l’administration le précise. Un circuit unique évite pourtant les doublons et rend les changements de coordonnées bancaires plus visibles.
RLS met en place vos formulaires et vos circuits, avec les bons valideurs à chaque seuil.
