Circuits de validation Les factures et les demandes circulent seules jusqu’à la bonne personne

Vous désignez à l’avance qui valide quel type de document. Quand un document entre dans le circuit, le valideur prévu reçoit une notification et appose son tampon dans Zeendoc. Le document passe ensuite à l’étape suivante, ou revient avec un commentaire s’il pose question.

Des alertes de relance ou de paiement évitent qu’un document reste bloqué.

Plus de facture égarée entre 2 bureaux, plus d’e-mail perdu dans une conversation. Le dirigeant valide en ligne, même en déplacement, la comptabilité paie au bon moment, et l’historique garde la trace de chaque décision.

En cas de contrôle, vous montrez qui a validé quoi et quand, sans reconstituer le parcours à la main.

Zeendoc indique proposer un rapprochement automatique entre le devis, le bon de commande et la facture. C’est le socle d’une piste d’audit fiable, qui relie chaque facture à l’achat qui l’a justifiée.

Zeendoc propose des formulaires en ligne pour les demandes d’achat et les demandes de congés. La demande suit son circuit d’approbation, puis rejoint le bon classeur une fois validée.

Côté achats, Zeendoc ajoute le suivi des contrats et de leurs échéances, avec des tableaux de bord pour piloter les dépenses.

Oui. Vous pouvez commenter un document, y coller une note, en discuter avec le tchat documentaire, et modifier un fichier Word, Excel ou PowerPoint en ligne avec votre licence Microsoft 365. Le document d’origine n’est jamais modifié.

RLS cartographie avec vous qui valide quoi, et à partir de quel montant, puis met en place les circuits lors du démarrage. Vous les faites évoluer ensuite selon votre organisation.

Le service achats et la comptabilité fournisseurs d’abord, le DAF qui veut une piste d’audit fiable, et les ressources humaines pour les congés et les dossiers du personnel.