Processus administratifs Les processus administratifs. Du formulaire au dossier classé.
- Une demande saisie dans un formulaire, puis validée en ligne.
- Chaque étape notifiée, signée si besoin, puis classée.
- Les courriers en série produits depuis un fichier Excel.
- Revendeur agréé Zeendoc
- Une cinquantaine de clients équipés
- Sur place dans l’Hérault et le Gard
Un interlocuteur à Mauguio, près de Montpellier, du premier échange à la formation de vos équipes. Ailleurs en France, la mise en place se fait à distance.
Une suite d’étapes, et le document qui la suit
Un processus administratif est une demande qui passe de main en main jusqu’à une décision. Une demande d’achat, une arrivée de salarié, des congés, un envoi à toutes les familles d’une école. Zeendoc porte le document à chaque étape. La demande entre par un formulaire, suit un circuit de validation, se signe en ligne si besoin, puis rejoint son dossier. Chacun voit ce qui l’attend, et l’historique garde la trace de chaque décision.
1 formulaire
Pour chaque demande
Les mêmes informations demandées à chaque fois.
1 dossier
À la fin du circuit
La demande, les validations et les pièces au même endroit.
Chaque demande sait qui doit la valider.
Questions fréquentes sur les processus administratifs
Ceux qui reviennent souvent et passent par plusieurs personnes. Demandes d’achat, congés, notes de frais, arrivée d’un salarié ou d’un agent, envois en série. Le plus simple est de commencer par 1 processus qui coûte du temps aujourd’hui, puis d’en ajouter.
Le responsable des services techniques remplit un formulaire de demande d’achat. La demande part en validation, au directeur général des services puis à l’élu délégué si le montant le demande. Une fois validée, elle devient un bon de commande.
Quand la facture arrive par Chorus Pro, Zeendoc la récupère, et elle rejoint le dossier de sa commande. Le service financier retrouve dans le même dossier la demande, les accords et la facture. Les formulaires sont une option des offres Bronze, Argent et Or.
Le contrat de travail part en signature électronique, et le salarié le signe depuis un lien, sans se déplacer. Les pièces de son dossier rejoignent un classeur réservé aux RH, visible des seules personnes autorisées.
Ses demandes de congés et ses notes de frais suivent ensuite un circuit de validation, et ses bulletins de paie peuvent lui être distribués sous forme électronique, en option.
Avec le publipostage. À partir d’un modèle de courrier et d’un fichier Excel, Zeendoc produit un courrier personnalisé par ligne. Les courriers produits se rangent ensuite dans leur classeur. Une convocation, une attestation, un courrier aux familles d’une école. L’envoi part par e-mail, ou par voie postale sans mise sous pli ni affranchissement. L’envoi postal est une option.
Un suppléant valide à sa place, s’il a été nommé. Chaque valideur peut avoir le sien, et le circuit relance la personne qui doit valider. RLS règle ces points avec vous lors de la mise en place, pour qu’une demande ne reste pas bloquée pendant des congés.
RLS, au démarrage. Avec vous, RLS dessine le chemin de chaque demande. Qui la saisit, qui valide, où elle se range. Puis RLS crée les formulaires, les circuits et les classeurs, et forme les personnes concernées.
Les profils qui s’en servent le plus
Les autres fonctionnalités de Zeendoc
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Appelez RLS au 04 67 22 14 14 ou écrivez à sven@reprolanguedoc.fr.
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