Gérer les demandes de congés en ligne

01Ce que Zeendoc permet pour les congés

Zeendoc permet de saisir une demande de congés dans un formulaire et de la faire approuver en ligne. Dans l’armoire de démonstration, un classeur Demande de congés figure dans la famille Ressources Humaines, à côté de Contrats de travail et de Bulletins de salaire.

Nous créons le formulaire lors du paramétrage. Les formulaires sont une option dans les offres Bronze, Argent et Or. Voici les décisions à prendre avant.

02Étape 1. Fixer les champs de la demande

• Le salarié et son service.
• Le type d’absence, choisi dans une liste fermée.
• La date de début et la date de fin.
• Un commentaire facultatif.

Une liste fermée pour le type d’absence évite les libellés approximatifs. Elle permet ensuite de rechercher et de compter les demandes sans erreur.

03Étape 2. Définir qui accorde le congé

En général, le responsable direct accorde, puis les ressources humaines enregistrent. Nommez un suppléant pour chaque responsable, sinon une demande reste bloquée pendant ses propres congés. La logique est la même que pour un circuit de validation des factures.

04Étape 3. Protéger le classeur

Une demande de congés est une donnée personnelle. Réservez la consultation du classeur au salarié concerné, à son responsable et aux ressources humaines. Le tutoriel régler les droits de chaque profil utilisateur explique comment raisonner.

05Étape 4. Annoncer la nouvelle règle

Le formulaire ne remplace l’e-mail que si tout le monde l’utilise. Fixez une date à partir de laquelle seules les demandes faites dans Zeendoc sont traitées. Montrez le formulaire en quelques minutes en réunion, sur ordinateur et sur l’application mobile si vos équipes sont sur le terrain.